Uzmanından çalışanlar ve şirketler için evden çalışma önerileri

İSTANBUL (AA) – Yeni tip koronavirüsten (Kovid-19) etkilenen ülkelerde kamusal ve sosyal hayata yönelik çeşitli kısıtlamalar gündeme gelirken, çalışma hayatında da özellikle küresel şirketler bu süreçte uzaktan çalışma alternatifini tercih ediyor.

IPPA Communications Yönetici Ortağı Fatmanur Erdoğan, AA muhabirinin sorularını yanıtlarken, bazen krizlerin, gelişimin ve değişimin en önemli tetikleyicisi olduğunu dile getirerek, dijitalleşme ajandası olan yüzlerce şirketin ofis bağımsız çalışma anlayışlarının ağırdan gitmesini, dijitalleşme anlayışlarının henüz oturmadığı şeklinde yorumladı.

Kültür değişimini mekan iyileştirmesi veya haftada bir evden çalışma olarak gören şirketler için gerçek anlamda düşünme ve hareket alma zamanının geldiğine dikkati çeken Erdoğan, “Bu bağlamda, yıllardır rölantide giden şirketler dijitalleşmenin ne anlam ifade ettiğini daha derin düşünme ve hareket alma sürecine girmişlerdir. Evden çalışmak yerine ‘ofis bağımsız’ kelimesini kullanmak daha doğru bir seçimdir.” dedi.

Erdoğan, pandemi döneminde çoğu çalışanın evde olacağı varsayımıyla evden çalışmayı kolaylaştırmak için şu önerileri sıraladı:

“Araştırmalara göre evden çalışmanın en zor yanlarından biri yalnızlık hissi. Diğer bir zorluk ise kişisel disiplindir. Her gün belli saatte hazırlanıp, aynı yoldan aynı ofise ve aynı insanların arasına giren çalışanlar bir anda bu organize döngünün dışına çıktıklarında, kendilerini kaybolmuş hissediyor. Bu nedenle günlük yaşam disiplini çok önemli hale geliyor. Kişisel disiplin: mümkünse kendinize ait bir çalışma odası ya da ortamı yaratın. Bu odaya sadece işlerinizi yapmak için girin; uyandığınızda evinizi önce düzenleyerek güne başlayın ve ortamınızın temiz olduğundan emin olun; her akşam bir gün sonra hangi işleri bitirmeniz gerektiğine dair bir plan yapın; çalışırken pijamalarınızı çıkartın ve kendinizi iş moduna sokacak şekilde giyinin. Kot üzerine gömlek giymek ya da t-shirt üzerine rahat bir ceket giymek gibi. Gün içerisinde işe gider gibi bakımlı olmaya özen gösterin; evinizde eşiniz ve çocuklarınız varsa, çocuklarınıza odada çalışacağınızı ve acil bir konu olmadığı müddetçe, çalışmanız gerektiğinden, odada kitaplarıyla, oyuncaklarıyla veya varsa kardeşleriyle vakit geçirmeleri konusunda konuşma yapın; belli aralıklarla odadan çıkmaya özen gösterin; küçük yaşta çocuklarınız varsa ve sürekli gözetiminiz gerekiyorsa, bebeğinizi aynı odada tutmak, içinizi rahatlatacaktır; ofis ortamında sürekli tepenizde duran bir yönetici varken, evinizde sevdiklerinizin olduğunu düşünerek, huzur bulmaya çalışın; bu süreç, hem şirketinizin hem de sizin geleceğiniz açısından çok kritik bir süreç, bu nedenle zamanınızı işletmeyi ve işinizi normalden daha iyiye götürebilmek için neler yapabileceğinizi düşünmeye adamayı da ihmal etmeyin; herkesin sinirlerinin gerginleşmeye başladığı bu dönemlerde şükretmeyi, akılcı bir iyimserlik içerisinde hareket etmeyi ve etrafınıza toleranslı davranmayı ihmal etmeyin.”

“Sanal çalışma obsesif kontrol ihtiyaçlarının bırakılmasını gerektirir”

Evden çalışmanın, Türkiye’de hala birçok yönetici ve çalışan açısından hem mental hem de psikolojik açıdan kolay olmadığını belirten Erdoğan, “Aslında evden çalışmak, sanal çalışmak anlamına geliyor. Bu da çalışanların teknik yeterliliklerinin olmasını ve bir binada destek mekanizmalarına ulaşmak daha rahatken, aniden uzak bir mekanda desteksiz hissetme kaygısını yönetebilmeyi gerekli kılıyor.” diye konuştu.

Fatmanur Erdoğan, iletişim sorunlarını önlemek amacıyla yöneticilerin sabahları belli bir saatte yarım saatlik görüşmeyle ekiplerden o gün sonunda ne beklediklerini netleştirmeleri ve her günün sonunda da günü kısaca değerlendirdikleri görüşmeler yapmasının faydalı olacağını dile getirerek, bunun işlerin doğru ve planlı işlemesini sağlayacağını ve evden çalışmaya alışık olmayan çalışanların belli bir sanal iş disiplinine kendilerini adapte etmelerine yardım edeceğini anlattı.

Uzaktan yönetimle ilgili yetkinliği olmayan yöneticilerin hızlıca bu alanda eğitim almak için üst yönetimden talepte bulunmalarının faydalı olacağını vurgulayan Erdoğan, işletmelerin coursera.org gibi platformlardan ücretsiz eğitimler seçip çalışanlarını bu eğitimleri almaya teşvik etmelerinin hızlı, hesaplı ve akıllı bir seçim olacağını kaydetti.

Erdoğan, evden çalışma belli bir müddet her gün olacaksa, özellikle pandemi sürecinde çalışanların özel yaşamlarıyla iş yaşamlarının da birbirine gireceğine işaret ederek, “Bu dönemde yönetimlerin çalışanlarını sürekli arayarak, gerçekten zamanlarını çalışarak geçirip geçirmediklerini kontrol etmemesi yararlı olacaktır. Sanal çalışma aynı zamanda bu tür obsesif kontrol ihtiyaçlarının bırakılmasını gerektirir. Elzem olmayan konuların ilk zamanlarda zamanında tamamlanamıyor olması, çalışanların yeni düzene adaptasyonda yaşadıklarıyla ilgili sorunlardan kaynaklanabilir. Çalışana esneklik, mentorluk ve destek vermek, faydalı olacaktır. Bu çalışana güven de vereceğinden, korkarak değil, deneyerek öğrenmeyi teşvik edecektir.” diye konuştu.

“Hangi teknik araçların, uygulamaların kullanılacağı konusunda protokoller hazırlanmalı”

İşle ilgili hangi teknik araçların, uygulamaların kullanılacağı ve nasıl kullanılması gerektiği konusunda protokoller hazırlanması gerekeceğini belirten Erdoğan, şunları söyledi:

“Türkiye’de birçok şirket seyahatlerin kısıtlanması, iş yerinde dezenfektanların bulunması, video konferansların çoğaltılması, maske ve eldiven dağıtmak gibi önlemler alırken, büyük bir çoğunluğun bu konuda hala hiç önlem almadığını görüyoruz. Özellikle online siparişlerin eve teslimatını yapan çalışanlar için hiçbir önlem alınmadığını üzülerek gözlemliyoruz. Bu süreçte örnek alabilecekleri şirketlerin uygulamalarından birine örnek vermek isterim. Evden çalışma uygulamasını başarıyla yöneten şirketlerden biri Kalifornia’nın Santa Barbara şehrinde bulunan Patagonia’dır. Şirket, 13 Mart günü tüm şirket çalışanlarının evden çalışmasına karar verdi. Şirket aynı zamanda online alışverişlerin mümkün olmayacağını ve tüm mağazalarını da kapattığını belirtti. Bu süreç içerisinde çalışanların maaş almaya devam edeceğini bildirdi. Halihazırda online sipariş verenlerin ya da vermeyi düşünenlerin, 16 Mart günü, web sitelerini yeniden kontrol etmesini istedi. Online satışları kapamalarının sebebi olarak sipariş almaya devam ederlerse, depoları açık tutmak zorunda kalacaklarını ve call center hizmetlerini durdurmalarının mümkün olmayacağını gerekçe gösterdi. Patagonia, 27 Mart günü tekrar müşterilerini gelişmelerle ilgili bilgilendireceğini açıkladı. Ayrıca Patagonia CEO’su Rose Marcario, web sitelerinde konuyla ilgili bir açıklama yayımladı.”

Fatmanur Erdoğan, içinden geçilen dönemin şirketlerin sosyal sorumluluktan ve sürdürülebilir gelişimden ne anladıklarını da net şekilde ortaya koyacağını belirterek, şu değerlendirmelerde bulundu:

“İnsanı odağa koyduğunu ifade eden, insan kaynaklarını insan kıymetleri olarak değiştiren, işveren markası yaratmak için uğraşan, çalışanlarının mutluluğunu yaratmayı amaçladığını söyleyen, sosyal sorumluluk projeleriyle çalışanlarının ve toplumun gelişimine katkı sağladığını söyleyen şirketlerin önemli bir testten geçtiği dönemdir. Epidemiyologların modellerine göre bu enfeksiyon uzun döneme yayılacaktır. Sorun büyük, çözümler komplekstir. Türkiye henüz sürecin başında. Ancak diğer ülkelerin verileri bizlere, bugün sayı azken azami önlem almanın ne kadar kritik olduğunu gösteriyor. Bu noktada diğer faktörlerle birlikte işletmelerin alacağı tedbir kararları, ülkenin geleceği için de belirleyici olacaktır.”

Muhabir: Andaç Hongur

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Daha Fazla Haber

İSTANBUL (AA) – Vodafone, işe yeni başlayanlar da dahil tüm çalışanlarına Ergonomi Hediye Çeki hakkı verecek.

Vodafone, evden çalışma uygulaması kapsamında çalışanlarına yeni bir yan hak sunuyor.

İşe yeni başlayanlar da dahil tüm Vodafone çalışanları, kendilerine dijital ortamda iletilecek Ergonomi Hediye Çeki’ni kullanarak, ihtiyaç duydukları ofis malzemelerini IKEA ya da Trendyol’dan temin edebilecek.

Vodafone'dan yapılan açıklamaya göre şirket, Mart 2020'den bu yana evden çalışmakta olan personeli için yeni bir yan hak sunmaya başladı.

Evdeki çalışma ortamını daha ergonomik hale getirmek isteyen Vodafone çalışanları, şirketin sunduğu Ergonomi Hediye Çeki'ni kullanarak, ihtiyaç duydukları ofis malzemelerini IKEA ya da Trendyol'dan temin edebilecek.

İşe yeni başlayanlar da dahil tüm Vodafone çalışanları bu haktan yararlanabilecek.

– "Evden çalışmayı destekleyen teknolojilerimiz sayesinde faaliyetlerimize kesintisiz devam ediyoruz"

Açıklamada görüşlerine yer verilen Vodafone Türkiye İcra Kurulu Başkan Yardımcısı Bülent Bayram, salgın döneminde birinci önceliklerinin, çalışma arkadaşlarının, ailelerinin ve sevdiklerinin sağlığını ve güvenliğini korumak olduğunu aktardı.

Bayram, virüsün Türkiye'de görülmesiyle birlikte hazırlıkları tamamlayarak mümkün olan tüm birimlerimizi evden çalışmaya yönlendirdiklerini aktararak, şu bilgileri verdi:

"Evden çalışmayı destekleyen teknolojilerimiz sayesinde faaliyetlerimize kesintisiz devam ediyoruz. Bu dönemde, uzaktan çalışmayı destekleyen araçlar sunmayı ve evden çalışırken sağlığımızı korumayı en önemli odak alanları olarak belirledik ve bu odağımızı sürdürüyoruz. Bu kapsamda, işe yeni başlayanlar da dahil tüm çalışanlarımızın evdeki çalışma ortamını iyileştirmek amacıyla Ergonomi Hediye Çeki adı altında bir yan hak geliştirdik.

Çalışanlarımız bu çeki kullanarak ofis malzemesi ihtiyaçlarını IKEA ya da Trendyol'dan temin edebilecek. Buna ek olarak, uzman, mimar ve iş sağlığı güvenliği ekiplerimiz çalışanlarımıza evlerinde ergonomik ve sağlıklı bir ortam oluşturma konusunda destek olacak. Vodafone Türkiye olarak, çalışanlarımızın evden çalışma sürecini en sağlıklı biçimde sürdürebilmelerine yönelik uygulamalarımıza devam edeceğiz."

– Tek markada ve tek seferde kullanılacak

Açıklamada verilen bilgiye göre, Vodafone çalışanları, Ergonomi Hediye Çeki'ni IKEA ya da Trendyol markalarından yalnızca birinde ve tek seferde kullanabilecek. Dijital formatta gönderilecek olan çek, seçilen markanın web sitesinden ya da mobil uygulamasından alışveriş yapılarak kullanılabilecek.

Çekler, Mart 2021'e kadar geçerli olacak.​​​​​​​ Vodafone çalışanları, IKEA web sitesinde tüm kategorilerden, Trendyol'da ise ergonomi desteği ürün ve mobilyalarının yer aldığı Future Ready butiğinden alışveriş yapabilecek.

İSTANBUL(AA) – E-Güven Genel Müdürü Can Orhun, AA muhabirine yaptığı açıklamada, şirket ve bireylerin zaman, iş gücü ve maliyet kayıplarından dolayı imzalarını dijitale taşımayı tercih ettiklerini belirterek, evden çalışmanın e-imzaya olan talebi artırdığını ifade etti.

Evden çalışma yöntemini tercih eden şirketlerin, onay ve imza gerektiren süreçlerinin aksamaması için çözüm arayışına girdiğine dikkati çeken Orhun, “İmza süreçlerini zamandan ve mekandan bağımsız hale getiren e-imza, kağıt tabanlı imzalama süreçlerinin yavaş ve yapısı gereği pahalı oluşu gibi dezavantajlarını ortadan kaldırıyor.” değerlendirmesinde bulundu.

“E-imza kullanılmadığında onay süreçlerinde gecikmeler yaşanıyor”

Orhun, elektronik sertifika ve mobil imza hizmet sağlayıcısı E-Güven tarafından geliştirilen Letsign’ın, karşılıklı imza veya onay gerektiren dokümanların tek bir platform üzerinden paylaşılmasını, dağıtılmasını ve hedef sistemlere aktarımını sağladığını belirterek, şunları kaydetti:

“LetSign ile kullanıcılar, elektronik veya mobil imza ile imza atabiliyor, dokümanlar üzerinde karşılıklı yorum yapabiliyor. İmzalama işlemi saniyeler içinde gerçekleşebiliyor. Ayrıca imzası talep edilen kişinin LetSign paketi kullanması zorunlu değil. İmza atabilmek için dokümanın bilgisayara indirilmesi ve başka bir imzalama aracına sahip olması da gerekmiyor. Hem bireysel hem de kurumsal kullanıma uygun olan LetSign, internet bağlantısı bulunan her cihazdan kolaylıkla sisteme giriş yapılarak kullanılabiliyor. LetSign yıllık maliyette yüzde 75 tasarruf olanağı sağlıyor.”

E-imza kullanım alışkanlıklarını araştıran Ipsos tarafından E-Güven için gerçekleştirilen “Elektronik İmza Kullanım Alışkanlıkları” araştırmasının sonuçlarına göre, yetkili kişiye ulaşılamaması nedeni ile onay süreçlerinde ortalama 3,5 günlük gecikmeler yaşanıyor. Katılımcıların yüzde 73’ü e-imza sonrasında imza süreçlerinin bir saatten daha az sürdüğünü belirtiyor.

“10 yılda 42 bin ağacın kesilmesi önlendi”

Öte yandan, blockchain ve e-imzayı bir arada kullanan E-Güven’in yatırımı “Plum.”ın, dijital dünyada birey ve kurumlar arasında yasal bir bağ kurulmasını sağladığını anlatan Orhun, “Dijital kişilerin gerçek olup olmadığının anlaşılmasını sağlayan ‘Plum.’ ile kimlik bilgileri doğru olsa bile, bunları gerçek kimlik sahibinin gönderip göndermediği anlaşılıyor.” diye konuştu.

Orhun, 2005 yılında e-imza kanununun yürürlüğe girmesiyle başlayan e-dönüşüm süreci sayesinde ıslak imzanın neden olduğu zaman kaybının da büyük ölçüde azaldığını belirterek, “Kağıt kullanımı nedeniyle çevreye verilen zarar büyük bir kayıp olarak görülüyordu. Bu anlamda çok değer verdiğimiz bir adım atarak ‘Yeşil Ofis’ programı şartlarını sağladık ve ‘Yeşil Ofis’ diploması aldık.” dedi.

Son 10 yılda 42 bin ağacın kesilmesini önleyerek 82 bin insanın oksijen ihtiyacını karşıladıklarına işaret eden Orhun, “Geliştirdiğimiz her çözümün, teknolojik alt yapılar kullanarak süreç yönetimlerinin kolaylaştırması kadar çevreye fayda sağlamasını da gözetiyoruz.” ifadelerini kullandı.

E-imza kullanımına yönelik çeşitli uygulamalar

E-Güven Genel Müdürü Orhun, E-Güven’in mobil çözümlerle e-imzanın kullanım alanlarını artırdığını belirterek, “Mobil cihazlar üzerinde çekilen fotoğraflara konum bilgisi ve zaman damgası ekleyerek hukuki delil niteliği oluşturulmasını sağlayan Pikzum uygulaması, hak ihlallerinin önüne geçilmesinde etkili bir çözüm olarak öne çıkıyor.” dedi.

Kanıtları cepte taşımaya olanak sağlayan uygulamanın günlük hayatta karşılaşılan olaylarda kanıt sunabilmeye yardımcı olduğuna dikkati çeken Orhun, şunları kaydetti:

“Ücretsiz bir mobil uygulama olan Pikzum ile çekilen fotoğraflar; trafik ihlalleri, kazalar, hırsızlık veya benzer olaylarda kanıt olarak kullanılabiliyor. E-Güven’in bir diğer çözümü olan Zumizum KVK uygulaması, saha operasyonlarında, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında müşterilerin kişisel bilgilerini içeren belgelerin, gizlilik şartları gözetilerek hedef sisteme aktarılması gereken bütün süreçlerde kullanılabiliyor. Ayrıca görsel veri ile bildirim sağlanması gereken süreçlerde, gizli müşteri çalışmalarında, satış ziyaretlerinin yanı sıra görsel belgeleme gerçekleştiren kurumların saha çalışmalarında uygulamadan faydalanılabiliyor.

Bilgisayar ortamındaki verilerin elektronik olarak damgalandığı zamanı ve o tarihten itibaren üzerinde hiçbir değişiklik yapılmadığını güvence altına alan Tasdix ise dijital çağdaki yaratıcı çalışmaların başka kişiler tarafından çalınmasını, kopyalanmasını veya izinsiz kullanılmasını engelliyor. 15 bini aşkın kullanıcısı bulunan Taxdix ile bugüne kadar 50 bine yakın eser koruma altına alındı.”